Outlook-kalenderen på arbejdet: sådan får du mere ud af den

For mange medarbejdere er Outlook-kalenderen det første, de åbner om morgenen. Den viser dagens møder, deadlines og aftaler, og i mange virksomheder er den selve rygraden i planlægningen. Alligevel bruger de fleste kun en lille del af de muligheder, kalenderen har. Med nogle få vaner og de rigtige tilføjelser kan kalenderen blive et langt stærkere værktøj, både for den enkelte og for hele organisationen.

Gør kalenderen til et overblik, ikke kun en liste

Den mest oversete funktion er måske kategorierne. Ved at give møder, fokustid og private aftaler hver sin farve kan du med et enkelt blik se, hvordan ugen ser ud. Hvis ugen er fyldt med røde mødeblokke og ingen grønne blokke til fordybelse, er det et tegn på, at noget skal ændres.

Læs også artiklen Årets Bedste Aprilsnarre: Fra CO2-afgifter til Indiana Jones

Det er også en god idé at booke tid til dig selv. Mange sætter faste blokke af til koncentreret arbejde, så kollegerne kan se, at de ikke er ledige. Det kan virke stift, men det er ofte den eneste måde at sikre, at de vigtige opgaver bliver løst, og at dagen ikke forsvinder i møder.

• Del din kalender: Når kolleger kan se, hvornår du er ledig, bliver det lettere at finde et mødetidspunkt.
• Brug planlægningsassistenten: Den viser, hvornår alle deltagere er ledige, så du slipper for at skrive frem og tilbage.
• Sæt standardlængden ned: Møder på 25 eller 50 minutter giver luft mellem aftalerne.
• Brug gentagne møder med omtanke: Ryd op i faste møder, der ikke længere giver mening.

Når kalenderen også skal styre lokaler og ressourcer

I større organisationer handler planlægning ikke kun om tid, men også om steder og ting. Et møde kræver et lokale, måske en skærm, forplejning eller en parkeringsplads til en gæst. Standardfunktionerne i Outlook kan håndtere enkle lokalepostkasser, men når der er mange lokaler, flere bygninger og forskellige serviceydelser, bliver det hurtigt uoverskueligt.

Derfor vælger mange virksomheder at udvide kalenderen med et tilføjelsesprogram. En leverandør som Add-On, der har udviklet software til Outlook og Exchange siden år 2000 og har været Microsoft Partner siden 2001, tilbyder blandt andet et add-in, hvor man kan finde og vælge et ledigt lokale direkte i Outlook og samtidig bestille forplejning til mødet. Fordelen ved den slags løsninger er, at medarbejderne ikke skal lære et helt nyt system, fordi alt foregår i den kalender, de allerede bruger hver dag.

Læs også artiklen Unikt design og komfort: New Balance 530 skiller sig ud

Microsoft 365 og Teams spiller sammen

Med Microsoft 365 hænger Outlook og Teams tæt sammen. Et møde, der oprettes i Outlook, kan automatisk få et Teams-link, så deltagere uden for kontoret kan være med. Det gør det vigtigt, at lokalebookingen også fungerer på tværs af de to programmer, så man ikke booker et rum i det ene og glemmer det i det andet.

Mange IT-afdelinger oplever, at det giver færre henvendelser til supporten, når booking, videomøder og kalender er samlet ét sted. Medarbejderne ved, hvor de skal gå hen, og administratorerne har ét system at vedligeholde i stedet for flere.

Det kræver dog, at nogen ejer opsætningen. Lokaler, kapacitet og udstyr skal være registreret korrekt, ellers ender medarbejderne med at booke et rum, der ikke passer til mødet.

Læs også artiklen Ferietillæg 2026: Vigtige Ændringer og Ny Dansk-Tysk Aftale

Ryd op og hold kalenderen sund

En kalender bliver kun et godt værktøj, hvis den er opdateret. Gør det til en vane at aflyse møder, du ikke længere skal holde, og at fjerne dig selv fra serier, du ikke deltager i. Det frigiver både din tid og de lokaler, der ellers ville stå booket uden grund.

Brug også et par minutter fredag eftermiddag på at kigge den kommende uge igennem. Er der møder, der kan slås sammen? Mangler du tid til forberedelse? Den lille gennemgang giver ro og gør det lettere at komme godt i gang mandag morgen. Med få justeringer bliver Outlook-kalenderen et værktøj, der arbejder for dig i stedet for omvendt.